Polityka

Data ostatniej aktualizacji: 22 sierpnia 2026 r.

Dbamy o prywatność osób korzystających ze strony internetowej smartEdukacja, rodziców i opiekunów zapisujących dzieci na zajęcia oraz uczestników naszych zajęć, warsztatów i półkolonii.

Poniżej wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach, na jakiej podstawie oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:
Futuro Tomasz Nowak
Centrum smartEdukacja
Szosa Chełmińska 105
87-100 Toruń
NIP: 956-211-66-98
e-mail: biuro@smart-edu.pl
tel. 504 913 365
www.smart-edu.pl

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@smart-edu.pl

2. Czyje dane przetwarzamy?

W zależności od rodzaju świadczonej usługi możemy przetwarzać dane:

rodziców i opiekunów prawnych,
dzieci uczestniczących w zajęciach, warsztatach, wydarzeniach i półkoloniach,
osób zapisujących się na wydarzenia lub warsztaty,
osób kontaktujących się z nami,
odbiorców newslettera i innych informacji marketingowych,
użytkowników strony www.smart-edu.pl.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od rodzaju usługi i może obejmować w szczególności:

imię i nazwisko rodzica lub opiekuna,
adres e-mail,
numer telefonu,
dane potrzebne do rozliczenia usługi lub wystawienia dokumentu księgowego,
imię i nazwisko dziecka,
wiek lub datę urodzenia dziecka,
informacje o wybranych zajęciach, grupie i frekwencji,
informacje przekazane w związku z organizacją zajęć,
dane wymagane przy organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży,
informacje dotyczące zdrowia, alergii, przyjmowanych leków, diety lub szczególnych potrzeb dziecka – jeżeli ich przetwarzanie jest konieczne i istnieje odpowiednia podstawa prawna,
wizerunek – wyłącznie w przypadkach, w których istnieje odpowiednia podstawa jego wykorzystania,
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz aktywności w Serwisie.

Nie zbieramy danych, które nie są potrzebne do określonego celu.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

Zapisy i realizacja usług

Dane rodzica lub opiekuna przetwarzamy w celu:

przyjęcia zgłoszenia,
zawarcia i wykonania umowy,
organizacji zajęć,
komunikacji dotyczącej zajęć,
dokonywania rozliczeń.

Podstawą przetwarzania jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy.

Dane dziecka niezbędne do organizacji i realizacji zajęć przetwarzamy w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prawidłowej i bezpiecznej realizacji usługi wykupionej przez rodzica lub opiekuna.

Kontakt z nami

Dane przekazane w wiadomości e-mail, telefonicznie lub przez formularz mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszego kontaktu.
Podstawą może być:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub realizacji umowy,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji.

Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane zawarte w dokumentach księgowych i rozliczeniowych przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych przepisów prawa.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

5. Dane dzieci

Ze względu na charakter działalności smartEdukacji przetwarzamy również dane osób małoletnich.
Dążymy do ograniczenia zakresu danych dotyczących dzieci do informacji rzeczywiście potrzebnych do:

zapisania dziecka na odpowiednie zajęcia,
prowadzenia zajęć,
zapewnienia bezpieczeństwa,
komunikacji z rodzicem lub opiekunem,
realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Dane dzieci nie są wykorzystywane do prowadzenia wobec nich marketingu bezpośredniego.

6. Informacje dotyczące zdrowia

Informacje dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych.
W przypadku zwykłych zajęć dodatkowych informacje o alergiach, szczególnych potrzebach lub stanie zdrowia dziecka mogą być przetwarzane, jeżeli są potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnika i zostały przekazane przez rodzica lub opiekuna na odpowiedniej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie wyraźnej zgody – art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Takie dane przechowujemy wyłącznie przez okres, w którym są niezbędne do realizacji tego celu, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7. Półkolonie i dokumentacja wypoczynku

W przypadku organizacji półkolonii Administrator jest zobowiązany do przetwarzania danych wymaganych przez przepisy dotyczące wypoczynku dzieci i młodzieży.

Zakres tych informacji może obejmować m.in.:

dane Uczestnika,
dane rodziców lub opiekunów,
dane kontaktowe,
informacje wymagane w karcie kwalifikacyjnej,
informacje o zdrowiu, alergiach, przyjmowanych lekach, szczególnych potrzebach i żywieniu.

Dane te przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych związanych z organizacją wypoczynku.
W odniesieniu do danych zwykłych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, natomiast w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia – właściwa podstawa z art. 9 RODO w związku z przepisami regulującymi organizację wypoczynku dzieci i młodzieży.

Dokumentację wypoczynku przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności dokumentację organizatora wypoczynku przez 5 lat od dnia usunięcia zgłoszenia wypoczynku z bazy wypoczynku.

8. Wizerunek dzieci

Udział dziecka w zajęciach, warsztatach, półkoloniach lub innych wydarzeniach smartEdukacji nie oznacza automatycznej zgody na publikowanie jego wizerunku. Rozpoznawalny wizerunek dziecka może być wykorzystywany w celach promocyjnych wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej, w szczególności na podstawie odrębnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

Zgoda może obejmować w szczególności publikację zdjęć lub materiałów wideo:

na stronie www.smart-edu.pl,
na profilach smartEdukacji w serwisach Facebook i Instagram,
w materiałach informacyjnych lub promocyjnych smartEdukacji.

Udzielenie zgody jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału dziecka w zajęciach.
Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej wycofaniem.
W przypadku publikacji treści w serwisach Facebook lub Instagram dane mogą być również przetwarzane przez operatora tych platform zgodnie z jego zasadami przetwarzania danych.

9. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, możemy przesyłać na wskazany adres e-mail informacje m.in. o:

nowych zajęciach,
półkoloniach,
warsztatach,
wydarzeniach,
promocjach,
nowościach smartEdukacji.

Podanie danych w tym celu jest dobrowolne.

Komunikację marketingową drogą elektroniczną prowadzimy wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności poprzez kontakt pod adresem biuro@smart-edu.pl lub wykorzystanie możliwości rezygnacji dostępnej w przesłanej wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Dane wykorzystywane do wysyłki informacji marketingowych przechowujemy do momentu wycofania zgody, zgłoszenia sprzeciwu lub ustania celu ich przetwarzania.

10. System zapisów ActiveNow

Do obsługi:

zapisów na zajęcia i wydarzenia,
bazy klientów i uczestników,
grup i harmonogramów,
frekwencji,
płatności i rozliczeń związanych z zajęciami,
komunikacji organizacyjnej z klientami

korzystamy z systemu ActiveNow, dostarczanego przez ActiveNow sp. z o.o. ActiveNow może przetwarzać dane osobowe w imieniu smartEdukacji w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi systemu informatycznego. Przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiednich ustaleń i umowy powierzenia przetwarzania danych.

11. Płatności PayU

Płatności internetowe mogą być realizowane za pośrednictwem PayU. W celu realizacji transakcji odpowiednie dane mogą być przekazywane PayU w zakresie niezbędnym do obsługi płatności. PayU S.A. jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w związku z realizacją płatności i przetwarza je zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi i zasadami ochrony danych osobowych. smartEdukacja nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego użytego przez Klienta, takich jak pełny numer karty płatniczej, jeżeli dane te są przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.

12. WebWave

Strona www.smart-edu.pl została utworzona i jest obsługiwana przy wykorzystaniu platformy WebWave. WebWave może przetwarzać określone dane techniczne oraz dane przekazywane za pośrednictwem elementów strony w imieniu Administratora, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi utrzymania strony internetowej. W odpowiednim zakresie przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia danych.

13. Komu możemy przekazywać dane?

Dane mogą być przekazywane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne i istnieje odpowiednia podstawa prawna. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

ActiveNow – system obsługi zapisów, uczestników i komunikacji,
WebWave – dostawca platformy strony internetowej,
PayU – operator płatności,
dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i usług IT,
dostawcy usług mailingowych i komunikacyjnych,
biuro rachunkowe,
podmioty świadczące pomoc prawną lub doradczą,
Google – w związku z korzystaniem z Google Analytics i Google Ads,
Meta Platforms – w związku z Meta Pixel oraz serwisami Facebook i Instagram,
właściwe organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

Nie każdy odbiorca danych działa jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie. Niektórzy usługodawcy – w szczególności operatorzy płatności lub określeni dostawcy platform internetowych – mogą działać jako odrębni administratorzy danych zgodnie z przepisami i własnymi warunkami świadczenia usług.

14. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania zależy od celu i podstawy przetwarzania.
W szczególności:

dane dotyczące realizacji umowy – przez okres jej wykonywania, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń,
dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa,
dokumentacja półkolonii – przez okres wymagany przepisami dotyczącymi wypoczynku,
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania,
dane marketingowe – do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu marketingowego,
dane dotyczące zdrowia przekazane na potrzeby zwykłych zajęć – co do zasady do czasu ustania potrzeby ich wykorzystywania,
dane dotyczące korespondencji – przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – do czasu upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń,
dane techniczne i informacje zbierane za pomocą cookies – zgodnie z czasem działania poszczególnych cookies lub do momentu cofnięcia zgody.

15. Twoje prawa

W zależności od podstawy i charakteru przetwarzania możesz mieć prawo do:

dostępu do swoich danych,
otrzymania kopii danych,
sprostowania nieprawidłowych danych,
żądania usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO i innych przepisów, w szczególności jeżeli Administrator ma prawny obowiązek dalszego przechowywania określonych danych. W celu skorzystania ze swoich praw można napisać na: biuro@smart-edu.pl

16. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, masz prawo wniesienia skargi do: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

17. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców, w szczególności Google i Meta, określone dane mogą być przetwarzane również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework – w przypadku podmiotów objętych tym mechanizmem,
standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
innych mechanizmów dopuszczonych przez obowiązujące przepisy.

18. Pliki cookies i podobne technologie

Strona www.smart-edu.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies to niewielkie informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony. Wykorzystujemy je m.in. do:

prawidłowego działania Serwisu,
zachowania ustawień technicznych,
zapewnienia bezpieczeństwa,
prowadzenia statystyk odwiedzin,
analizowania sposobu korzystania ze strony,
mierzenia skuteczności działań reklamowych,
prowadzenia kampanii remarketingowych.

19. Rodzaje cookies

Cookies niezbędne

Są potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu lub wykonania usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. W zakresie dopuszczonym przepisami mogą być wykorzystywane bez dodatkowej zgody.

Cookies analityczne

Pozwalają nam analizować sposób korzystania ze strony, m.in. liczbę odwiedzin, źródła ruchu oraz sposób poruszania się użytkowników po Serwisie. W tym celu korzystamy m.in. z Google Analytics 4. Cookies analityczne oraz związane z nimi technologie uruchamiane są w zakresie wymagającym zgody dopiero po jej wyrażeniu.

Cookies marketingowe

Służą m.in. do:

mierzenia skuteczności kampanii reklamowych,
tworzenia grup odbiorców,
remarketingu,
dopasowywania reklam do potencjalnych zainteresowań użytkownika.

W tym celu korzystamy m.in. z:

Google Ads,
Meta Pixel.

Technologie marketingowe wymagające zgody nie powinny być uruchamiane przed jej uzyskaniem.

20. Google Analytics i Google Ads

Korzystamy z usług Google Analytics i Google Ads dostarczanych przez podmioty należące do grupy Google. Google Analytics pomaga nam poznać m.in.:

liczbę użytkowników odwiedzających stronę,
źródła ruchu,
najczęściej odwiedzane podstrony,
sposób korzystania ze strony.

Google Ads wykorzystujemy m.in. do prowadzenia i mierzenia kampanii reklamowych oraz remarketingu. Informacje zbierane przez te narzędzia mogą obejmować m.in. informacje techniczne o urządzeniu, przeglądarce, adresie IP, interakcjach ze stroną oraz identyfikatory wykorzystywane przez technologie reklamowe. Korzystanie z opcjonalnych technologii Google odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

21. Meta Pixel

Na stronie może być wykorzystywany Meta Pixel – narzędzie dostarczane przez Meta Platforms. Pozwala ono m.in.:

mierzyć skuteczność reklam wyświetlanych na Facebooku i Instagramie,
analizować działania użytkowników po przejściu z reklamy na stronę,
tworzyć grupy odbiorców kampanii,
prowadzić remarketing.

Meta Pixel może przekazywać Meta informacje o określonych działaniach wykonanych na stronie. Meta Pixel nie powinien przekazywać danych w zakresie wymagającym zgody przed wyrażeniem przez użytkownika odpowiedniej zgody marketingowej. W określonym zakresie dotyczącym gromadzenia i przekazywania danych za pomocą narzędzi Meta smartEdukacja i Meta mogą działać jako współadministratorzy zgodnie z zasadami określonymi przez Meta.

22. Zarządzanie zgodami na cookies

Przy pierwszej wizycie na stronie użytkownik powinien mieć możliwość podjęcia decyzji dotyczącej opcjonalnych cookies i podobnych technologii. Użytkownik może:

zaakceptować wszystkie opcjonalne technologie,
odrzucić opcjonalne technologie,
wybrać poszczególne kategorie.

Brak zgody na cookies analityczne lub marketingowe nie powinien uniemożliwiać zwykłego korzystania ze strony. Zgodę można później zmienić lub wycofać za pomocą ustawień cookies dostępnych na stronie. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

23. Profilowanie i reklama

Dane uzyskane przy wykorzystaniu narzędzi Google Ads i Meta Pixel mogą być wykorzystywane do tworzenia grup odbiorców i dopasowywania kampanii reklamowych do użytkowników, którzy odwiedzili Serwis lub wykonali na nim określone działania. Takie działania mogą stanowić formę profilowania marketingowego. smartEdukacja nie podejmuje na tej podstawie decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Użytkownik może odmówić wykorzystywania opcjonalnych cookies marketingowych lub wycofać wcześniej udzieloną zgodę.

24. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

nieuprawnionym dostępem,
utratą,
nieuprawnioną zmianą,
zniszczeniem,
ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Dostęp do danych powinny mieć wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

25. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

zmiany przepisów prawa,
zmiany sposobu świadczenia usług,
wdrożenia nowych narzędzi informatycznych,
zmiany dostawców usług,
zmiany sposobu wykorzystywania cookies.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie: www.smart-edu.pl/polityka

26. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących prywatności, przetwarzania danych lub realizacji praw wynikających z RODO prosimy o kontakt:
Centrum smartEdukacja
Szosa Chełmińska 10587-100 Toruń
e-mail: biuro@smart-edu.pl
tel.: 504 913 365

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES CENTRUM smartEdukacja